Gabinete de Qualidade: Desembargador do TRF-4 consegue ISO 9001 inédito na Justiça Federal

Segunda Feira, 14 de Novembro de 2016

O gabinete do desembargador Jorge Antonio Maurique, do Tribunal Regional Federal da 4ª Região, em Porto Alegre, acaba de conseguir o primeiro ISO 9001 entre todos os gabinetes de TRFs do Brasil. A mais importante certificação de sistema de gestão de qualidade (SGQ) no mundo foi concedida no dia 11 de outubro pela International Organization for Standardization, com sede em Genebra, na Suíça.

Maurique deu início ao processo de implantação da certificação de qualidade em 2015, visando ao aperfeiçoamento da gestão de trabalho. Ele se inspirou no gabinete do ministro do STJ José Arnaldo da Fonseca -- aposentado em 2005 --, que conseguiu o selo de qualidade da Fundação Carlos Alberto Vanzolini (SP) em 2004. Em junho, o processo já estava sob os cuidados de auditores externos, para análise dos procedimentos implantados no gabinete, a fim de checar as conformidades.

Para o desembargador, a implantação do SGQ no gabinete, especializado em matéria tributária, não significa somente redução no volume de processos, mas também agilidade na apreciação dos litígios. Segundo recente relatório do Conselho Nacional de Justiça, as ações de dívidas tributárias ocupam a segunda posição no ranking de demandas que a Justiça recebe.

Hoje, o gabinete julga em até 40 dias todos os recursos distribuídos pelo processo eletrônico (e-proc), número bem abaixo da meta estabelecida para a concessão da certificação, que é de 120 dias. Atualmente, o  acervo não passa de 400 ações, pois o sistema permite mais rapidez na elaboração das decisões, garante o desembargador. 

Na maioria das vezes, a ISO 9001 é solicitada por empresas privadas, que se beneficiam comercialmente desta conformidade aos olhos dos consumidores. Adaptar as especificidades de uma repartição pública às exigências da ISO foi uma das maiores dificuldades, admite Maurique. “Diferente de uma empresa, aqui nossos clientes são as partes, advogados e defensores públicos. Tivemos que justificar vários pontos que não podiam ser implementados aqui como são em uma organização privada”.

O caminho para a certificação
Os estudos para buscar a ISO 9001 começaram em setembro do ano passado, quando Maurique consultou a Presidência do TRF-4 acerca da viabilidade da ideia. Depois de aprovada pelo presidente do tribunal, desembargador Luiz Fernando Wowk Penteado, o tribunal contratou uma consultoria para auxiliar na elaboração dos documentos que devem ser enviados para a organização suíça. Os funcionários receberam treinamento e mapearam os processos internos do gabinete. 

É o que explica o assessor do desembargador, Luís Felipe Kircher Lima: “a consultora veio até o tribunal diversas vezes, fizemos várias reuniões nas quais ela nos apresentou as normas e também mostrou como poderiam ser aplicadas no gabinete. O mapeamento e a adoção de fluxos foi trabalhosa”, confessa

A tarefa contou com o apoio da Assessoria de Planejamento e Gestão (Aplang) do tribunal, que se valeu da ferramenta chamada G4 para facilitar esse “raio x” e o acesso aos dados já consolidados no sistema. O G4 é um sistema de informações gerenciais estratégicas que integra os diferentes sistemas existentes na corte, subsidiando os gestores com as informações necessárias à tomada de decisão, em todos os níveis da 4ª Região. Serve para “aprimorar a organização e as práticas de gestão estratégica da Justiça Federal”.

O motivo é porque a ISO 9001 exige uma padronização de todos os procedimentos adotados durante a rotina de trabalho, chamada de abordagem de processos. Tudo que é feito deve constar em um protocolo documentado de maneira informatizada. “Ao longo do tempo, temos certas práticas que a gente realiza, mas não documenta. A primeira coisa foi documentar. Quando você começa a escrever, você passa a perceber o que deve ser feito para evitar erros e atrasos. Essas ações corretivas começam a ser percebidas de forma mais clara”, diz Kircher Lima. 

fonte: Conjur

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